Appel à candidatures (INTERNE) : Un.e gestionnaire administratif.ve à 80%

Missions

Au sein du pôle étudiants de l’Administration de l’Enseignement (ADEN), nous recherchons un profil hybride capable d'allier aisance relationnelle/métiers d'accueil et rigueur administrative dans le traitement de dossiers complexes.

La fonction s'articule autour de deux piliers majeurs : d'une part, la gestion de bout en bout de dossiers d'admission et d'inscription étudiants, et d'autre part, la prise en charge spécifique des inscriptions aux micro-certifications en cours de déploiement à Namur. En parallèle, vous participez activement à la première ligne d'accueil et d'information.

Missions et tâches principales

1. Front Office & Métiers d’accueil (Aisance relationnelle)

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des étudiants avec bienveillance, écoute et pédagogie.

• Traiter la première ligne d'information (courriels, formulaires en ligne) en sachant vulgariser des démarches ou des règles administratives parfois complexes.

• Accompagner et rassurer les étudiants dans la finalisation de leurs démarches d'inscription.

2. Back Office & Gestion de dossiers complexes (Rigueur & Analyse métier)

• Spécificité Micro-certifications : Prendre en charge de A à Z le suivi administratif et la gestion des inscriptions aux micro-certifications développés au niveau de Namur (suivi des dossiers, facturation, attestation de participation…).

• Analyser, vérifier et traiter des dossiers d’admission/inscription (vérification de la complétude, finançabilité, authenticité des pièces).

• Assurer la tenue et le suivi rigoureux de tableaux de bord informatiques et de bases de données internes.

• Rédiger et participer à l'amélioration de la documentation interne et des modes opératoires pour le service.

Profil

Diplôme et expérience

• Titulaire d’un Bachelier/Graduat (communication, secrétariat de direction, gestion administrative/comptable, sciences humaines ou diplôme équivalent).

• Une expérience préalable dans un service d'inscriptions (enseignement supérieur/universitaire), dans la gestion de dossiers administratifs structurés ou dans l'enseignement est un atout valorisé.

Connaissances et compétences techniques

• Connaissance du paysage supérieur FWB : Une familiarité ou une connaissance globale du cadre légal des micro-certifications / micro-crédits en Fédération Wallonie-Bruxelles (ou sensibilité aux nouvelles formes de formation continue) est un vrai plus.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel) et aisance à appréhender de nouveaux logiciels/outils de gestion interne (ex. ERP étudiant, ticketing/support).

• Excellente maîtrise du français (oral et écrit) avec des capacités d'explication claires.

Compétences comportementales

• Polyvalence & Agilité : Capacité à basculer avec fluidité entre des tâches de Front Office (accueil, contact direct) et de Back Office (analyse rigoureuse et concentrée de dossiers).

• Rigueur & Sens de l’organisation : Méthode, suivi méthodique des dossiers et respect des procédures.

• Sens du service & Écoute : Bienveillance, patience et posture orientée solution face aux demandes des étudiants.

• Esprit d’équipe & Collaboration : Goût pour l'entraide, le partage d'information et le travail collectif au sein d'un service dynamique.

Renseignements complémentaires

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Mme D. MARIOLI (delphine.marioli@unamur.be).

Pour toute question concernant la procédure de recrutement et de sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines – developpement.rh@unamur.be .

Modalités de sélection :

• Examen des CV

• Entretien RH

• Entretien par la Commission de sélection (avec épreuve/mises en situation pratiques selon le cas).

Modalités pour postuler :

Ce poste est ouvert uniquement aux employé.es de l’Université de Namur.

Entrée en fonction prévue début janvier 2027.

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par mail à : candidature@unamur.be pour le 02/10/2026. Merci de préciser en objet de votre mail la référence / l’intitulé du poste auquel vous postulez.

Remarques

Package salarial et autres avantages

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De formations internes et externes

• D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos)

• De congés (extra)légaux* et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an

• D’une assurance :  accident vie privée

 hospitalisation à tarif préférentiel (à charge du/de la collaborateur.trice)

 groupe en fonction de votre statut*

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire et d’autres avantages à tarif préférentiel

(*) Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information sur https://www.unamur.be/universite/jobs/package-salarial

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes. (1er agent spécialisé : barème 036)

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté

• Dans le secteur privé (en ce compris le travail indépendant) est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme étant probante) sur base d’attestations d’occupation

Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité. L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).