Recrutement INTERNE : Un.e secrétaire à 33% pour la Faculté de Médecine

Missions

Au sein du secrétariat de la Faculté de Médecine, vous aurez pour tâches principales :

• Accueillir les étudiants et visiteurs

• Gérer les appels téléphoniques entrants

• Gérer les e-mails et le courrier entrants : impression, scan, transfert et suivi (rappel aux personnes concernées, archivage)

• Gérer l’affichage pour les étudiants via valves papier et le bureau virtuel de l’étudiant (BVE)

• Mettre à jour les horaires de cours (semainiers)

• Gérer les locaux de la faculté via le logiciel institutionnel ADE, demandes aux appariteurs et suivi

• Rédiger ou préparer des projets de courriers/mails

• Répondre aux demandes de relevés de notes des étudiants

• Apporter une aide pour l’organisation logistique de réunions/cours/événements facultaires : réservation d’auditoires/salles, matériel, catering, parking

• Assurer la gestion des documents : scannage, impression, classement et archivage

• Réaliser, relire ou mettre en forme divers documents : courriers, tableaux, demandes de disponibilités, feuilles de route

• Suivre des étudiants inscrits dans le logiciel de l’UNamur

• Aider à la création des horaires de cours, d’examen et de travaux pratiques

• Assurer la gestion des fournitures et du matériel

• Suivre des examens écrits (listes de présence, réception des copies, envoi à la lecture optique, aide à la lecture optique …)

• Créer des modules de TP et inscription des étudiants

• Agir comme contact et support pour les enseignants extérieurs

• Gérer les volets diplômes et certificats médicaux (réception, vérification et suivi) en collaboration avec le Vice-Doyen

• Aider à l’organisation de divers événements facultaires (cérémonie de diplomation, Journées Portes Ouvertes, cours ouverts, Chaire Francqui …)

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un baccalauréat/graduat en secrétariat/assistant de direction ou équivalent.

Expérience

Vous disposez d’une première expérience dans une fonction de secrétariat.

Compétences requises

Vous maîtrisez :

• Très bonne connaissance des outils informatiques de bureautique (Office 365, et principalement Word et Excel).

• Bonne maîtrise de la langue française (orale et écrite)

Vous disposez des compétences suivantes :

• Polyvalence, esprit d’initiative, rigueur

• Excellente structure et organisation

• Capacité de gestion du stress

• Capacité à faire preuve de collaboration et à travailler en équipe

• Faire preuve de flexibilité (y compris capacité d’apprentissage/d’intégration de nouvelles informations)

Atouts complémentaires

• Connaissance des procédures internes à l’Université de Namur

• Connaissances des législations en vigueur dans l’enseignement supérieur de la Communauté Française

• Bonne connaissance de l’anglais

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines (developpement.rh@unamur.be).

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Sarah GARNY (Responsable administrative, Faculté de Médecine) - Tél. : 081/724345 - E-mail : raf-medecine@unamur.be .

Remarques

Modalités de sélection

• Examen des CV

• Screening téléphonique

• En option : épreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction

• Entretien par la Commission de sélection

Modalités pour postuler

Ce poste est ouvert uniquement aux employé.es de l’Université de Namur.

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée au Service des Ressource humaines, pour le 16/04/2026 au plus tard, sous format électronique à l’adresse : candidature@unamur.be (merci de mentionner la référence du poste dans l’objet du mail).

Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité. L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).