Un.e assistant.e administratif.ve au sein de la Faculté d’Informatique à temps plein (Appel interne)

Missions

Au sein de la Faculté d’informatique, vous aurez pour mission (les activités pourront être adaptées dans le temps selon les besoins de la Faculté) :

Mission 1 : assurer un support administratif aux chercheurs.

• Suivi des notes de frais et des factures des académiques et des chercheurs

• Suivi administratif de l’engagement des chercheurs hors cadre

• Suivi administratif des doctorats

• Accueil des visiteurs (chercheurs, stagiaires, visiteurs…)

Mission 2 : assurer un support dans le gestion organisationnelle, administrative et financière (budget et cadre) d’un ensemble de formations diplômantes co-organisées avec d’autres institutions d’enseignement supérieur (notamment Henallux, ULB, UCL) et du Certificat d’Executive master en Data science. L’assistant·e administratif·ve joue un rôle d’interface et facilite la transmission des informations entre les différents interlocuteurs des différents partenaires.

• Gestion des étudiants depuis leur admission jusqu'à leur diplomation/certification

• Gestion des formations (secrétariat générale, horaires de cours et d’examens, délibérations, matériel et locaux, évènements, classement, archivage ...)

• Élaboration des calendriers spécifiques aux formations, gestion du cadre et suivi des attributions de cours, soutien à la constitution des dossiers d’auto-évaluation des programmes, soutien à la promotion des programmes, mise à jour du site internet et des supports promotionnels …

• Suivi administratif des réunions (convocation, organisation pratique, participation et rédaction du PV …)

• Gestion comptable du certificat

Mission 3 : assurer un support administratif aux activités de communication : mise à jour site web, gestion des écrans dynamiques, plan de communication, animation des réseaux, …

Mission 4 : apporter un support administratif à la Conseillère aux affaires facultaires, apporter un support dans le cadre de nouvelles activités développées par la Faculté, participer au bon fonctionnement de l’administration facultaire (back-up, permanence, tâches de service …), apporter un soutien aux activités et évènements de la Faculté.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (Bachelier/Graduat).

Expérience

Vous possédez une expérience professionnelle significative de 2 années dans une fonction administrative similaire, et au sein d’un milieu universitaire.

Compétences et qualités requises

• Aptitudes communicationnelles, tant à l’oral qu’à l’écrit

• Maîtrise des outils informatiques de bureautique

• Aisance relationnelle, sens de la collaboration et du service

• Autonomie dans le travail

• Sens de l’organisation, de l’initiative et des responsabilités

• Faire preuve de rigueur administrative

• Se montrer orienté solutions

• Polyvalence dans les activités à réaliser, et capacité à identifier les urgences et les priorités

• Connaissance du monde de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles

• Aptitude à s’approprier rapidement les outils informatiques

Il peut arriver qu’une disponibilité ponctuelle en dehors de l’horaire de travail classique soit demandée.

La motivation pour la fonction est considérée comme particulièrement importante.

La motivation et les compétences apparaissant en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines – developpement.rh@unamur.be

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Catherine Bernard – catherine.bernard@unamur.be

Remarques

1. Cadre de travail

L’Université de Namur offre un cadre de travail accueillant, soucieux de votre bien-être ainsi que de son empreinte environnementale.

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De congés extralégaux* et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an

• D’une prime de fin d’année*

• De télétravail structurel et occasionnel*

• D’une assurance accident de la vie privée et d’une assurance hospitalisation à tarif préférentiel pour tous les membres du personnel, d’une assurance groupe pour une partie des membres du personnel*

• D’un remboursement à 100% de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos) et d’une plateforme de co-voiturage

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire, de repas à tarif préférentiel, de cours de sport à tarif préférentiel et de réductions dans des magasins partenaires

• Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information : developement.rh@unamur.be.

2. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité. L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de recrutement du chercheur de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

3. Package salarial

Les barèmes (grade de gradué : barème 036) appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté

• Dans le secteur privé (ou en tant qu’indépendant.e) est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme probante) sur base d’attestations d’occupation

Modalités de sélection

• Examen des CV

• Entretien par le Service des Ressources Humaines

• Entretien par la Commission de sélection

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par e-mail à candidature@unamur.be pour le 6 octobre 2025 au plus tard.