Assistant.e administratif.ve au CEFOSCIM à 50% en CDD

Missions

Vos missions

Au sein du CEFOSCIM, vous aurez pour missions d'assurer la gestion administrative du secrétariat, de veiller à la mise en œuvre des décisions prises, d’organiser les formations et les événements et de veiller à tous les aspects de la communication (interne et externe) nécessaires au bon fonctionnement du centre :

• Gestion administrative et secrétariat général :

Assurer l’accueil physique et téléphonique, le traitement du courrier ainsi que la rédaction et le suivi des documents administratifs (factures, notes de frais, notes d’honoraires, etc.).

• Coordination des formations et organisation des événements :

Assurer la préparation logistique, administrative et communicationnelle des formations et événements (intervenants, inscriptions, facturation, communication, outils numériques, accueil, lien avec les organismes partenaires, bilan post-événement).

• Coordination des détachements des enseignants du secondaire : Assurer le lien avec la Fédération Wallonie-Bruxelles, le suivi administratif complet des dossiers et garantir la bonne gestion via les plateformes internes dédiées.

• Gestion du matériel pédagogique développé par le CEFOSCIM : Assurer la mise en valeur, la diffusion, la facturation et la logistique liée aux ressources pédagogiques.

• Administration et gestion du site web : Définir les contenus, organiser la structure, mettre en ligne les actualités, les formulaires d’inscription et les données liées aux formations, tout en assurant un support pour des formations institutionnelles externes au CEFOSCIM.

Profil

Votre profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction ou équivalent avec expérience probante pour la fonction à pourvoir. Compétences requises :

• Maîtrise des outils informatiques/bureautiques (Microsoft Office, publipostage, Internet) ;

• Aptitudes communicationnelles orales et écrites (orthographe irréprochable) ;

• Aptitudes relationnelles (collaboration, sens de l’accueil et du service) ;

• Aptitudes organisationnelles (en ce compris la gestion des priorités, l’autonomie, …) ;

• Esprit d’initiative ;

• Rigueur et minutie (soin) ;

• Polyvalence et adaptabilité.

Les connaissances suivantes seront considérées comme des atouts :

• la connaissance de la structure et du fonctionnement de l’UNamur ;

• la connaissance des logiciels informatiques spécifiques à l’UNamur (AGORA, SEM, PIL, BI) ;

• Une expérience dans une fonction d’assistant.e. administratif.ve.

La motivation, les compétences et connaissances reprises ci-dessus feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

1. L’Université de Namur L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :

• 7 Facultés,

• 1 département interfacultaire,

• 11 Instituts de Recherche,

• 9 Plateformes Technologiques,

• Services supports.

Pour plus d’informations, consulter https://www.unamur.be/universite/jobs

2. Package salarial et autres avantages

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De télétravail structurel et occasionnel*

• De formations internes et externes

• D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos)

• De congés (extra)légaux* et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an

• D’une assurance :

o accident vie privée

o hospitalisation à tarif préférentiel (à charge du/de la collaborateur.trice)

o groupe en fonction de votre statut *

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire et d’autres avantages à tarif préférentiel*

Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information sur https://www.unamur.be/universite/jobs/package-salarial Le barème en lien avec la fonction est le 036.

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté.

• Dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme étant probante) sur base d’attestations d’occupation.

3. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité. L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

Remarques

Modalités de sélection

• Présélection par l’étude des dossiers de candidature

• Évaluation écrite

• Entretien par la Commission de recrutement

Pour toute question concernant :

• la procédure de recrutement et sélection, contactez le Pôle Développement des Ressources humaines via developpement.rh@unamur.be.

• le contenu de la fonction ou son contexte, contactez le Professeur Philippe SNAUWAERT, directeur du CEFOSCIM via philippe.snauwaert@unamur.be.

Modalités pour postuler La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et actualisé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par e-mail à candidature@unamur.be pour le 30 septembre au plus tard.