Secrétaire (H/F/X) à 50% pour les Départements de Géographie et Géologie

Missions

Au sein des Départements de Géographie et Géologie, vous aurez pour missions:

Administration

• La gestion administrative courante des Départements de Géographie et de Géologie (courrier, téléphone, mailings, économat, photocopies, demande de devis et analyse des offres, planning des tâches/évènements à venir, classement des archives);

• L’organisation logistique des réunions, la participation, la prise de notes et la rédaction des rapports;

• L’aide à la conception des horaires de cours;

• La rédaction, la mise en page et la vérification des documents officiels (au niveau de la forme, orthographe …);

• La gestion, l’instruction et l’encodage des dossiers à destination du Conseil d’administration;

• La transmission des communications administratives internes à la faculté (encodage et diffusion via valves papiers et électroniques, site web, …) et la mise à jour des informations reprises sur le site internet des départements;

• La réponse aux demandes administratives ponctuelles des académiques et des scientifiques.

Comptabilité

• Le suivi des factures et des paiements, des rappels de paiements et des relevés de compte;

• La gestion financière des comptes de gestion des services (établissement des budgets, conseils, suivi).

Accueil et accompagnement

• La permanence physique et téléphonique de l’accueil;

• Le conseil aux étudiants, aux enseignants ou tout autre visiteur sur le fonctionnement de l’université, les décrets, les locaux, etc.

Organisation d’événements et logistique

• L’organisation et la prise en charge des aspects logistiques (billets, trajet, hôtel, repas, etc.) des séjours de chercheurs ou d’auditeurs extérieurs;

• La réservation des salles et des auditoires en interne et externe;

• L’organisation des événements facultaires ou de département (ex.: cérémonie de diplomation, rentrée académique, journées portes ouvertes, etc.);

• La réalisation des commandes, la gestion des stocks de matériel et de fournitures (papier, boissons, bureautique, etc.);

• La coordination de l’emprunt, la distribution et le stockage de petit matériel (carte d’accès, carte de parking, clés, etc.);

• La participation aux services communs (gestion des locaux, de la cafétéria…).

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un baccalauréat/graduat en secrétariat de direction ou équivalent.

Expérience

Une expérience de 2 ans dans une fonction administrative est souhaitée.

Connaissances et compétences requises

Vous disposez des compétences suivantes (métiers et comportementales):

• Connaissance des logiciels de bureautique courants (suite Office);

• Bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire;

• Capacité à travailler en équipe;

• Bonnes aptitudes relationnelles au contact de différents publics (ex.: professeurs, étudiants, partenaires belges et internationaux);

• Polyvalence, autonomie et esprit d’initiative;

• Gestion du temps et priorisation des tâches;

• Sens du service.

Atouts:

• Connaissance de base en anglais,

• Facilité d’apprentissage (ex.: de logiciels de bureautique spécifiques à l’UNamur),

• Connaissance du fonctionnement de l’université, des différentes fonctions et services.

La motivation et les connaissances, les compétences, les atouts apparaissant en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection: le Pôle Développement des Ressources humaines - francois.leroy@unamur.be

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte:

Professeur Catherine LINARD (Département de Géographie) – Tél.: 081/ 72 44 89 - E-mail: catherine.linard@unamur.be

Professeur Johan YANS (Département de Géologie) - Tél.: 081/ 72 44 66 - E-mail: johan.yans@unamur.be

Remarques

Date d’entrée en fonction: 15/08/2025 (idéalement).

1. L’Université de Namur

L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de:

• 7 Facultés,

• 1 département interfacultaire,

• 11 Instituts de Recherche,

• 9 Plateformes Technologiques,

• Services supports.

Pour plus d’informations, consulter https://www.unamur.be/universite/jobs

2. Package salarial et autres avantages

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier:

• De télétravail structurel et occasionnel (*),

• De formations internes et externes,

• D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos),

• De congés (extra)légaux (*) et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an,

• D’une assurance:

o accident vie privée,

o hospitalisation à tarif préférentiel (à charge du/de la collaborateur.trice),

o groupe en fonction de votre statut (*),

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire et d’autres avantages à tarif préférentiel (*).

(*) Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information sur https://www.unamur.be/universite/jobs/package-salarial

Le barème en lien avec la fonction est le 036.

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet: https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

Votre expérience acquise:

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté;

• Dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme étant probante) sur base d’attestations d’occupation.

3. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité.

L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

Modalités de sélection

• Examen des CV

• Entretien par le Service des Ressources Humaines

• Épreuve de savoir-faire spécifique à la fonction

• Entretien par la Commission de sélection

MODALITÉS POUR POSTULER

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et actualisé, d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par e-mail à candidature@unamur.be pour le 26 mai 2025 au plus tard.