Un.e gestionnaire administratif.ve (H/F/X) à temps plein pour le Service des Relations Internationales

Missions

L’Université de Namur cherche un.e gestionnaire administratif.ve dans le cadre de l’implication de l’UNamur dans l’Alliance européenne UNIVERSEH (www.universeh.eu). La participation à UNIVERSEH constitue un axe important du déploiement international de l’Université de Namur. Cette participation se décline sous différentes formes, concerne plusieurs missions et implique de nombreux services et facultés de l’université, dont le Service des Relations Internationales (SRI) qui joue un rôle important dans la coordination des activités en lien avec UNIVERSEH. Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du SRI, au sein des pôles « coopération internationale et au développement » et « mobilité » vous aurez pour missions de gérer les programmes et initiatives de mobilité organisés dans le cadre de l’Alliance. En particulier, vous serez en charge de la gestion administrative de dossiers d’étudiants, chercheurs et autres membres du staff (tant internationaux que de l’UNamur) en mobilité. La gestion administrative des dossiers de mobilité inclut plusieurs volets, notamment :

o Un volet organisationnel (documents pour les assurances, les analyses de risque, les voyages ; préparation et suivi des conventions d’études, de formation, d’enseignement ; préparation et suivi des contrats de bourse, etc.) ;

o Un volet logistique (réservation de logements, transports, organisation de rendez-vous, etc.) ;

o Un volet financier (préparation des ordres de paiement, remboursement des frais de mission, encodage de factures, etc.).

De plus vous serez en charge de :

o L’encodage des données dans les plateformes de gestion de l’UNamur et de la Commission européenne (Beneficiary Module) ;

o La collecte des rapports de séjour et de mission ;

o L’encodage et l’archivage des documents.

La gestion administrative des mobilités se fera en étroite collaboration avec les facultés les plus concernées par les activités organisées dans le cadre d’UNIVERSEH. Vous serez impliqué·e également dans :

• Le support administratif dans le cadre d’autres activités en lien avec la formation (cours, modules, programmes, activités de formation continue, MOOCs, etc.) qui sont proposées ou coordonnées par l’UNamur, ou qui impliquent la participation de membres de l’UNamur, et ce en collaboration avec l’Administration de l’enseignement.

• Le support administratif dans l’organisation d’événements en ligne ou en présentiel (journées ou semaines de formation, ateliers, activités d’accueil pour les publics internationaux, etc.).

• Des actions de promotion et dissémination des initiatives liées à la formation et à la mobilité (ex. : développement de supports papier et digitaux, organisation d’événements, etc.).

Vous serez amené·e également à fournir un support dans le cadre d’autres activités développées ou coordonnées par le SRI.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un bachelier/graduat en assistant de direction, relations publiques ou d’un bachelier/graduat jugé équivalent par la commission de recrutement et sélection.

Expérience Une expérience antérieure dans des fonctions de gestion de projets, impliquant du traitement d’informations et de données, de la gestion financière et/ou des activités de reporting, est souhaitée. Le diplôme et l’expérience feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement et sélection. Connaissances et compétences requises Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques de bureautique (ex. : Excel, Word et Powerpoint). Vous disposez des compétences suivantes (métiers et comportementales) :

• Excellentes capacités d’expression orale et écrite en français et très bonnes capacités d’expression orale et écrite en anglais ;

• Bonne capacité d’analyse et de synthèse ;

• Capacité d’autonomie et de prise d’initiative ;

• Rigueur et organisation ;

• Capacité à travailler en réseau et en équipe ;

• Capacité à communiquer et à interagir avec des personnes d’horizons culturels différents ;

• Sens du service ;

• Capacité à travailler sous pression ;

• Ouverture au changement et à l’innovation.

Atouts :

• La connaissance d’autres langues étrangères

• La connaissance du milieu universitaire

• La maitrise d’outils de communication traditionnels et digitaux

La motivation, les connaissances, les compétences et les atouts en gras feront l’objet d’une évaluation lors de la procédure de recrutement et sélection.

Renseignements complémentaires

Modalités de sélection

• Examen des CV

• Epreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction

• Entretien par la Commission de sélection et par le Service des Ressources Humaines

Renseignements complémentaires

Le contrat de travail est un contrat à durée déterminée (environs 2 ans) avec possibilité de prolongation du contrat. Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines (francois.leroy@unamur.be). Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Mme Isabella FONTANA, Directrice du SRI (direction.sri@unamur.be).

Remarques

Remarques

L’Université de Namur

L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :

• 7 Facultés,

• 1 département interfacultaire,

• 11 Instituts de Recherche,

• 9 Plateformes Technologiques,

• Services supports.

Pour plus d’informations, consulter https://www.unamur.be/universite/jobs

Package salarial et autres avantages

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De télétravail structurel et occasionnel*

• De formations internes et externes

• D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos)

• De congés (extra)légaux* et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an

• D’une assurance :

o accident vie privée

o hospitalisation à tarif préférentiel (à charge du/de la collaborateur.trice)

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire et d’autres avantages à tarif préférentiel

-> Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information sur https://www.unamur.be/universite/jobs/package-salarial Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

Le barème applicable au grade de 1er agent spécialisé est le barème 036

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté

• Dans le secteur privé ou en tant qu’indépendant est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme étant probante) sur base d’attestations d’occupation

Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité. L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation rédigée en français et en anglais, doit être adressée au Service des Ressources humaines, par e-mail à candidature@unamur.be pour le 23/02/2025.