Un.e assistant.e administratif.ve à la Cellule Fundraising à temps plein

Missions

Ce poste vous permet de participer à des projets de l’université dans une diversité de thématiques et en interaction avec de nombreux acteurs en interne.

Au sein de la Cellule Fundraising et du Service de l’Administratrice générale, sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la responsable de la Cellule Fundraising, vous assurerez les tâches suivantes :

Mission 1 : Apporter un soutien à la mise en œuvre de la politique alumni de l’université

• Organisation et secrétariat de réunions avec les membres des facultés et des services : fixation de date, réservation du local, rédaction du compte rendu des décisions prises ;

• Suivi des dossiers : sollicitation des acteurs en interne, reporting de l’avancement des dossiers et du suivi des décisions, identification des freins et des opportunités ;

• Gestion de la base de données des anciens : mise à jour, réalisation de recherches et d’exports pour les entités, formation des utilisateurs internes ;

• Aide à la mise en œuvre de la communication vis-à-vis des alumni : gestion et suivi des contacts avec l’Administration de la Communication, les facultés et les départements dans le cadre de l’envoi de newsletters et de mailings, etc., aide à la gestion de la page web ;

• Aide ponctuelle dans le cadre d’événements (accueil, mise en place du matériel promotionnel de l’UNamur) ;

• Gestion des courriels entrants/sortants (boîte alumni) et des appels téléphoniques.

Mission 2 : Apporter un soutien à la mise en œuvre de la politique fundraising de l’université

• Aide au suivi des projets de la campagne fundraising : contact et suivi avec les porteurs de projets dans les facultés et les services, organisation de réunions en interne ou avec les partenaires externes (mécènes, entreprises, sponsors)… ;

• Soutien à la gestion budgétaire des CPOs (réception et envoi des factures, des notes de frais, suivi du budget) et création de factures de sponsoring ;

• Support à la réalisation du magazine (contact avec les prestataires, suivi des factures, mise à jour d’adresses) et à la gestion de la page web ;

• Envoi de courriers (impression et envoi) ;

• Gestion des courriels entrants/sortants (boîte fundraising) et des appels téléphoniques ;

• Aide ponctuelle dans le cadre d’événements (accueil, mise en place du matériel promotionnel de l’UNamur).

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction, en relations publiques ou dans une autre orientation avec une expérience probante pour la fonction à pourvoir.

Expérience

Une expérience professionnelle administrative ou dans le suivi de projets constitue un atout.

Connaissances et compétences requises

Vous disposez des compétences techniques suivantes :

• Maîtrise des outils informatiques de bureautique (Outlook, Word, Excel, Power Point) et de collaboration (Teams);

• Excellente capacité rédactionnelle et aptitudes communicationnelles en français, à l’oral comme à l’écrit (y compris l’orthographe);

• Capacité d’analyse des situations (freins/opportunités).

Vous disposez des compétences comportementales suivantes :

• Grande capacité collaborative : s’intégrer dans une équipe et interagir avec de nombreux interlocuteurs à l’université;

• Sens de la diplomatie;

• Proactivité et autonomie dans le travail;

• Sens de l’organisation, de l’initiative et des responsabilités;

• Rigueur - Fiabilité ;

• Adaptation et flexibilité;

• Sens du service, orienté solution.

La motivation pour la fonction est considérée comme particulièrement importante.

La motivation, les connaissances, compétences et atouts apparaissant en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines – developpement.rh@unamur.be

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Morgane Belin, responsable Campagne de développement – Cellule Fundraising (morgane.belin@unamur.be)

Remarques

1. L’Université de Namur

Fondée en 1831, l’Université de Namur (UNamur) a pour mission l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. Elle propose un enseignement de qualité qui accorde toute son importance à la réflexion sur le sens de l’Homme et sur les valeurs constitutives de la société dans laquelle il vit. Cet enseignement se nourrit d’une recherche de pointe, ancrée dans les réalités d’aujourd’hui, qui allie excellence et préoccupation du long terme. Elle attache une attention particulière à l’interdisciplinarité et prend en considération les enjeux humains et sociaux de la science et des techniques. L'enseignement et la recherche ont pour objectif respectif la diffusion de savoirs tenus pour valides et la construction de nouveaux savoirs. L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiants de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :

• 7 Facultés,

• 1 département interfacultaire,

• 11 Instituts de Recherche,

• 9 Plateformes Technologiques.

2. Cadre de travail

L’Université de Namur offre un cadre de travail accueillant, soucieux de votre bien-être ainsi que de son empreinte environnementale.

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De congés extralégaux* et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an

• D’une prime de fin d’année(1)

• De télétravail structurel et occasionnel(1)

• D’une assurance accident de la vie privée et d’une assurance hospitalisation à tarif préférentiel pour tous les membres du personnel, d’une assurance groupe pour une partie des membres du personnel(1)

• D’un remboursement à 100% de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos) et d’une plateforme de co-voiturage

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire, de repas à tarif préférentiel, de cours de sport à tarif préférentiel et de réductions dans des magasins partenaires

1. Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information : developement.rh@unamur.be.

3. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité. L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de recrutement du chercheur de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

4. Package salarial

Les barèmes (grade de premier agent spécialisé : barème 036) appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté

• Dans le secteur privé (ou en tant qu’indépendant.e) est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme probante) sur base d’attestations d’occupation

La personne sera engagée sous contrat à durée indéterminée avec clause résolutoire, sous réserve de financement suffisant.

Modalités de sélection

• Examen des CV et lettre de motivation

• Entretien par le Service des Ressources Humaines

• Epreuve de savoir-faire spécifique à la fonction

• Entretien par la Commission de recrutement

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par e-mail à candidature@unamur.be pour le 27 octobre 2024 au plus tard.