Un.e responsable administratif.ve facultaire à 75% en CDI

Missions

Au sein de la faculté, votre mission principale consistera à gérer l’administration de la faculté afin d’apporter à la Doyenne un support, une expertise et une continuité dans la gestion facultaire et contribuer ainsi au développement et au déploiement de la stratégie de la faculté.

Plus précisément, au sein des services communs, vous aurez pour missions:

• La gestion RH de la Faculté. Cela inclut principalement de:

• préparer les dossiers concernant le personnel de la Faculté;
• être la personne de référence de la Faculté auprès du Service RH, les départements de la Faculté et les autres Facultés, pour tout ce qui concerne l’administration et la gestion du personnel;
• connaître la législation interne concernant les statuts du personnel, règlements, procédures, …;
• faire circuler les informations concernant le personnel vers les départements concernés;
• organiser les procédures d’engagement du personnel: annonce, constitution de la commission, éventuelle participation, lecture des rapports, constitution du dossier d’engagement, envoi des informations vers les services concernés, en collaboration avec le Service RH;
• organiser et superviser les élections des directeurs de département et du doyen;
• initier et suivre les procédures et les dossiers de nominations et de promotions académiques;
• participer au suivi des renouvellements des contrats du personnel scientifique;
• suivre le déroulement (passage des dossiers par le Décanat) des promotions du personnel ATG;
• actualiser et gérer le cadre académique, scientifique, administratif de la Faculté;
• archiver les dossiers de chaque membre de la Faculté avec le secrétariat;
• initier et suivre les demandes des missions scientifiques au sein de la Faculté;
• participer à différents groupes de travail au nom de la Faculté;
• coordonner les suivis des secrétariats des départements de la Faculté en termes de personnel;
• organiser les formations relatives aux procédures RH, et autres, des personnes ressources dans les départements;
• participer à la gestion des situations particulières concernant le personnel de la Faculté.

• La gestion des ressources de la Faculté. Cela inclut principalement de:

• Analyser des ressources utilisées (RH et monétaires) par départements et par catégorie de dépenses;
• Proposer à la doyenne une répartition des ressources entre départements;
• Identifier des ressources mutualisables;
• Définir une stratégie d’usage des ressources en cohérence avec la situation financière de l’institution.

• La participation aux activités des services communs de la Faculté des Sciences. Cela inclut principalement de:

• participer aux instances facultaires (rédaction du PV, présentation des points RH , participation aux discussions et décisions selon les sujets traités);
• participer à l’organisation des évènements de la Faculté.

Profil

Diplôme

Vous êtes:

• soit un.e candidat.e interne/externe et êtes titulaire d’un.e master/licence;
• soit un.e candidat.e interne et répondez aux conditions définies par les articles 5 (tableau de hiérarchie des grades), ainsi que 30 à 32 du statut du personnel ATG et êtes dès lors en mesure de présenter un concours d’accession: contrat à durée indéterminée, évaluation positive, au moins 4 ans d’ancienneté dans le niveau 2. Le concours d’accession devra être présenté dans les 24 mois qui suivront l’engagement.

Connaissances et compétences requises

Vous disposez de bonnes connaissances des logiciels informatiques courants (messagerie électronique, suite office, etc.); Vous disposez des compétences suivantes (métiers et comportementales):

• aptitude à chercher l'information, à la mettre en pratique, ainsi qu'à mettre en oeuvre les mesures utiles qui en découlent;
• sens de l'organisation, de la gestion et de la coordination;
• adaptabilité, gestion du stress, bon sens et souci d'efficacité, empathie et bienveillance, sens de l'écoute, diplomatie;
• goût pour la collaboration;
• respect de la confidentialité et discrétion;
• capacités relationnelles et communicationnelles;
• capacités d’adaptation et d’ouverture vis-à-vis du changement.

Les connaissances suivantes seront considérées comme des atouts:

• la connaissance de l’anglais (lecture et rédaction principalement): niveau B2;
• la connaissance de la structure et du fonctionnement de l’UNamur;
• la connaissance des personnes et du fonctionnement de la Faculté des Sciences;
• la connaissance du règlement d'ordre intérieur de la faculté et des différents statuts du personnel;
• la connaissance des logiciels informatiques spécifiques à l’UNamur (AGORA, NOE, BI).

La motivation, les connaissances et compétences reprises ci-dessus feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines (developpement.rh@unamur.be).

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte: Professeur Sabine HENRY, Doyenne de la Faculté des Sciences: doyen.sciences@unamur.be – 081/72.54.36

Le barème (barème 023 pour le grade d’attaché; barème uniquement accessible à toute personne titulaire d’un master ou ayant réussi un concours d’accession) appliqué à l’Université de Namur est consultable sur notre site: https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

L’expérience acquise:

• dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté;

• dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est probante), sur base des attestations d’occupation.

Remarques

Date d’entrée en fonction: le plus rapidement possible.

Modalités de sélection

• Présélection par l’étude des dossiers de candidature;
• En option : épreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction;
• Audition par une commission de recrutement;
• Présentation d’un concours d’accession pour les candidat.e.s internes de niveau 2 (fixation d’objectifs, mise en application de ceux-ci et évaluation, épreuve écrite et orale).

MODALITÉS POUR POSTULER

La candidature à l’accession, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à M. Philippe LIZIN, Directeur du Service des Ressources humaines par e-mail à candidature@unamur.be pour le 29 septembre 2024 au plus tard.

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est par ailleurs signataire de la charte de diversité.