Un(e) responsable administratif facultaire - RECRUTEMENT INTERNE

Missions

La personne retenue effectuera les tâches suivantes:

1. Être une personne de référence de la faculté auprès du Service RH, les départements de la faculté et les autres facultés pour tout ce qui concerne l’administration et la gestion du personnel.

2. Prendre connaissance de la législation interne concernant les statuts du personnel, les règlements, les procédures, …

3. Faire circuler les informations concernant le personnel vers les départements concernés.

4. Clarifier et faire respecter les procédures concernant la gestion du personnel au sein de la faculté.

5. Organiser les procédures d’engagement du personnel (annonce, constitution de la commission, participation (si possible), lecture des rapports, constitution du dossier d’engagement, envoi des informations vers les services concernés, …) en collaboration avec le SRH.

6. Initier et suivre les procédures et les dossiers de nominations (chargé de cours définitif, professeur, professeur ordinaire).

7. Participer au suivi des renouvellements des contrats (commission art .55, collaborateurs didactiques, remplacements, ...).

8. Suivre le déroulement (passage des dossiers par le Décanat) des promotions du personnel ATG.

9. Actualiser et gérer le cadre académique, scientifique, administratif de la faculté :

   • mettre à jour selon les décisions du CA,
   • vérifier avec le fichier du SRH,
   • actualiser en fonction des nouvelles demandes et du suivi dans le système PEPS,
   • rassembler et ajuster les informations sur le personnel ‘hors allocation’ (boursiers, FNRS, chercheurs, …).

10. Gérer les dossiers du personnel de la faculté des sciences (dossiers électroniques partagés avec le Décanat et en version papier pour les ATG).

11. Participations aux réunions dans les différents départements (à la demande du directeur et en fonction des questions).

12. Initier et suivre les demandes des missions scientifiques au sein de la faculté.

13. Coordonner certain suivi des secrétariats des départements de la faculté.

14. Aider le doyen dans la préparation des dossiers concernant le personnel de la faculté.

15. Participer à la gestion des situations particulières concernant le personnel de la faculté.

16. Participer aux différents groupes de travail (ex. IAKA)

17. Participer aux réunions du comité de rédaction du magazine Omalius (rôle d’intermédiaire entre le service de communication et la faculté)

18. Mettre à jour le règlement d’ordre intérieur de la faculté et veiller à son application.

19. Organiser les élections au Conseil et au Bureau Facultaire – assurer la communication à différentes étapes.

20. Participer aux réunions du Conseil et Bureau Facultaire.

21. Gérer les élections des directeurs des départements selon les modalités prévues par le ROI.

Profil

Celles et ceux qui postuleront seront titulaires d'un baccalauréat/graduat ou d'un(e) master/licence.

Compétences et qualités requises:

• aptitude à chercher l'information, à la mettre en pratique, ainsi qu'à mettre en œuvre les mesures utiles qui en découlent;
• sens de l'organisation, de la gestion et de la coordination;
• adaptabilité, gestion du stress, bon sens et souci d'efficacité, empathie et bienveillance, sens de l'écoute;
• confidentialité;
• aptitude à la gestion de conflit;
• goût pour la collaboration;
• respect de la confidentialité et discrétion;
• capacités rédactionnelles et communicationnelles;
• une connaissance du fonctionnement de l'université, du règlement d'ordre intérieur de la faculté et des différents statuts du personnel constitue un atout.

Renseignements complémentaires

Professeur A. LEMAITRE, doyen de la Faculté des Sciences

Tél: 081/72.54.36 - 081/72.49.08

Email: anne.lemaitre@unamur.be

Remarques

Taux d'occupation: à définir avec la personne retenue. Minimum 50%, maximum 100%. La charge de travail sera adaptée en fonction du coefficient d'occupation.

Grade: Premier agent spécialisé ou attaché. Les grades obtenus via un(e) avancement/promotion seront reconnus.

Il s'agit d'un recrutement temporaire prévu pour la période suivante: du 1er février au 30 septembre 2017. Un avenant au contrat de travail ou une convention de détachement sera rédigé(e) en fonction de la situation de la/des personne(s) retenue(s).

Si plusieurs candidat(e)s font état de compétences diverses et complémentaires, il n'est pas exclu que le poste soit fragmenté et dès lors proposé à plusieurs personnes.

Seules les candidatures internes à l'UNamur seront analysées et considérées!

La candidature, composée d'une lettre de motivation et d'un CV, doit être envoyée à l’adresse « candidature@unamur.be » pour le 15 février 2017 au plus tard.