Recrutement **INTERNE** d’une ou de plusieurs secrétaires de direction en Chimie et Physique

Missions

La ou les personne(s) recrutée(s) officiera/officieront dans les départements de chimie et physique. Elle(s) devra/devront principalement aider les Directeurs de département dans l'exécution des tâches courantes. Elle(s) travaillera/ront en collaboration étroite avec d'autres secrétaires des départements et de la faculté des Sciences.

Tâches:

• organiser les réunions internes (Conseil du département, séances d'information pour les étudiants ...) et participer à une partie de celles-ci avec prise de notes ;
• anticiper les dossiers récurrents (préparation des budgets, renouvellement de mandat des assistants et des collaborateurs didactiques, attributions des suppléances de cours ...) et préparer les réunions du Bureau et du Conseil de faculté avec le Directeur du département ;
• assurer le suivi de décisions prises à tous les niveaux (Conseil de département, Conseil de faculté, Conseil d'administration ...) concernant directement le département de Physique ;
• mettre en forme des documents dont des comptes rendus de réunions ;
• archiver des documents (points de PV, décisions, factures ...) en format papier et électronique ;
• gérer le budget du département (ventilation et encodage des dépenses et des revenus, transferts d'information comptables vers les responsables de budget ...) ;
• maîtriser le logiciel NOE aussi bien pour l’enseignement (encodage des nouveaux cours, modification du programme des cours, gestion des étudiants :PAE, …) que pour la gestion des budgets (recettes, dépenses, facturations, déclarations de créance … );
• tenir à jour la liste des membres du département, en particulier des chercheurs, et de leur localisation ;
• aider à la conception des horaires de cours ;
• aider à la mise à jour des pages Web du département ;
• assurer la gestion de la bibliothèque locale des départements.

Profil

Celles et ceux qui postuleront seront titulaires d'un diplôme de baccalauréat/graduat en secrétariat OU d'un baccalauréat/graduat jugé équivalent.

Compétences et qualités requises:

• maîtrise des outils informatiques classiques de bureautique (traitement de texte, tableur) et de navigation sur Internet, ainsi que les principaux logiciels de l’UNamur;
• esprit d'initiative et d'autonomie;
• sens de l'organisation;
• ténacité dans le suivi des dossiers;
• discrétion.

Une bonne connaissance de l'anglais est un atout.

Renseignements complémentaires

Professeur Anne Lemaître, Doyen de la Faculté des Sciences

Tél: 081/72.54.36 ou 081/72.49.08 - Email: anne.lemaitre@unamur.be

Remarques

(*) Le grade acquis par le/la candidat(e) interne engagé(e) sera automatiquement valorisé.

Un équivalent temps plein est vacant, mais la fonction est morcelable (50% + 50% OU 50% + 30% + 20%).

L'entrée en fonction est souhaitée le plus rapidement possible. Il s'agit en effet d'un contrat de remplacement en vue de combler un départ au 1/11/2015 (fin du CDD le 31/12/2020). Tout(e) candidat(e) interne lié(e) par un CDI pourra envisager la possibilité d'établir une suspension conventionnelle de contrat lui garantissant une sécurité d'emploi.

Les dossiers de candidature doivent être adressés au Service du Personnel pour le 28/10/15 au plus tard sous la forme d’un bref CV récapitulatif de la carrière et d’une lettre de motivation, précisant le pourcentage de poste souhaité et la disponibilité.

Discrétion et confidentialité des dossiers assurée.

Seules les candidatures internes à l'UNamur seront prises en compte.