Deux assistant.e.s administratif.ve.s (à 50 et 65%) à la Faculté de Médecine

Missions

Au sein du secrétariat de la Faculté de Médecine, les personnes engagées auront pour tâches principales les activités suivantes :

• Accueillir les étudiant.e.s et visiteurs.euses ;

• Gérer les appels téléphoniques entrants ;

• Gérer les e-mails et le courrier entrants : impression, scan, transfert et suivi (rappel aux personnes concernées, archivage …) ;

• Gérer l’affichage pour les étudiant.e.s via valves papier et le bureau virtuel de l’étudiant.e (BVE) ;

• Gérer les certificats médicaux des étudiant.e.s, établir un récapitulatif par semaine et transmettre aux responsables des travaux pratiques ;

• Gérer les locaux de la faculté, demandes aux appariteurs et suivi ;

• Rédiger ou préparer des projets de courriers/mails ;

• Répondre aux demandes de relevés de notes des étudiant.e.s ;

• Apporter une aide pour l’organisation logistique de réunions/cours/événements facultaires : réservation d’auditoires/salles, matériel, catering, parking … ;

• Assurer la gestion des documents : scannage, impression, classement et archivage ;

• Réaliser, relire ou mettre en forme divers documents : courriers, tableaux, … ;

• Elaboration des notes de frais ;

• Suivi des étudiant.e.s inscrits;

• Apporter une aide aux modifications des horaires de cours et travaux pratiques ;

• Assurer la gestion des fournitures et du matériel ;

• Suivi des examens écrits (listes de présence, réception des copies, envoi à la lecture optique, …).

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un baccalauréat/graduat en secrétariat de direction ou équivalent.

Expérience

Vous disposez d’une première expérience dans une fonction de secrétariat.

Une expérience dans le domaine de l’enseignement supérieur universitaire sera considérée comme un atout.

Compétences requises

Vous maîtrisez :

• Les outils informatiques de bureautique (Office 365, et principalement Word et Excel).

• La langue française (oral et écrit).

Vous disposez des compétences suivantes :

• Polyvalence, esprit d’initiative, rigueur ;

• Capacité organisationnelle ;

• Capacité de gestion du stress ;

• Capacité à faire preuve de collaboration et à travailler en équipe ;

• Faire preuve de flexibilité (y compris capacité d’apprentissage/d’intégration de nouvelles informations).

Atouts complémentaires

• Connaissance des procédures internes à l’Université de Namur ;

• Connaissances des législations en vigueur dans l’enseignement supérieur de la Communauté Française ;

• Bonne connaissance de l’anglais.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines (developpement.rh@unamur.be).

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Sarah GARNY (Responsable administrative, Faculté de Médecine) - Tél. : 081/724345 - E-mail : sarah.garny@unamur.be

Remarques

1. L’Université de Namur

L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :

• 7 Facultés,

• 1 département interfacultaire,

• 11 Instituts de Recherche,

• 10 Plateformes Technologiques,

• Services supports.

Pour plus d’informations, consulter https://www.unamur.be/universite/jobs

2. Contrats proposés

• Contrat 50%, CDD du 2/9/24 au 19/11/25.

• Contrat 65%, CDD, du 2/9/24-15/12/24.

3. Package salarial et autres avantages

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De formations internes et externes,

• D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos),

• De congés (extra)légaux (1),

• D’une assurance :

o accident vie privée,

o groupe en fonction de votre statut (1),

• D’autres avantages à tarif préférentiel (1).

((1)) Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information sur https://www.unamur.be/universite/jobs/package-salarial. Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes.

Le barème de 1er agent spécialisé (Bachelier) est le 036.

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté,

• Dans le secteur privé et en tant qu’indépendant est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme étant probante) sur base d’attestations d’occupation.

4. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

5. Modalités de sélection

• Examen des CV,

• Entretien par la Commission de recrutement et sélection.

6. Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à Monsieur Philippe LIZIN, Directeur du Service des Ressources humaines, par e-mail à candidature@unamur.be pour le 28 juillet 2024 au plus tard. Merci de bien vouloir mentionner dans votre email si vous êtes intéressé.e par le poste à 65%, le poste à 50% ou les deux.