Un.e assistant.e administratif.ve aux Services du rectorat à 90%

Missions

Au sein des Services du Rectorat de l’UNamur, sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle administratif, et sous la responsabilité fonctionnelle de la Rectrice et de la Vice-Rectrice à la Recherche, vous assurerez les tâches suivantes :

Mission 1 : Apporter un soutien administratif à la Rectrice et à la Vice-Rectrice à la Recherche :

• Gestion quotidienne des agendas selon les sollicitations (Doodle, prise de RDVs, inscription à l'agenda, Teams, …)
• Organisation de réunions (fixation de date, réservation de locaux, intendance)
• Rappel des suivis et des échéances
• Organisation des déplacements
• Gestion du courrier postal / mail entrant / sortant – rédaction de projets de courriers
• Gestion des signatures pour les documents officiels (vérification préalable)
• Accueil des visiteurs (essentiellement internes) et gestion des appels téléphoniques
• Gestion des invitations officielles
• Gestion de la base de données des désignations internes et externes
• Soutien à la gestion budgétaire des CPOs (factures, notes de frais, suivi des comptes)
• Gestion de l'économat

Mission 2 : Préparer des dossiers pour la Rectrice et la Vice-Rectrice à la Recherche en lien avec leurs portefeuilles :

• Rassemblement des éléments constitutifs de dossiers de différentes réunions
• Gestion administrative et secrétariat de certains comités spécifiques thématiques (uniquement pour la Vice-Rectrice à la recherche) : participation et rédaction du PV
• Aide à la préparation des réunions interuniversitaire (gestion d’un drive documentaire)
• Recherche d’informations (source interne, archives du service, base de données internes)
• Relecture de documents et traduction de documents en anglais (via un logiciel de traduction)

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un bachelier en secrétariat de direction ou dans une orientation autre avec une expérience probante pour la fonction à pourvoir.

Expérience

Vous disposez obligatoirement d’une expérience dans une fonction similaire, comprenant la gestion d’agendas, la rédaction de PV de réunions/notes, la constitution de dossiers, la préparation de dossiers, de réunions, etc.

Connaissances et compétences requises:

• Aptitudes communicationnelles tant à l’oral qu’à l’écrit (capacité rédactionnelle – orthographe parfaite)

• Collaboration – Capacité à s’intégrer dans une équipe

• Proactivité et autonomie dans le travail

• Adaptation et flexibilité

• Sens de l’organisation, de l’initiative et des responsabilités

• Rigueur - Fiabilité - Discrétion

• Sens du service, orienté solution

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

La connaissance du milieu de l’enseignement et plus particulièrement de l’enseignement supérieur est un atout.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : Alixe Goussens - Service des Ressources humaines (alixe.goussens@unamur.be)

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Laurence Lecocq – Responsable du Pôle administratif des Services du Rectorat (laurence.lecocq@unamur.be)

Remarques

1. L’Université de Namur

L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :

• 7 Facultés,

• 1 département interfacultaire,

• 11 Instituts de Recherche,

• 10 Plateformes Technologiques,

• Services supports.

Pour plus d’informations, consulter https://www.unamur.be/universite/jobs

2. Type de contrat

Il s’agit d’un contrat de remplacement d’environ 15 semaines (remplacement congé de maternité), débutant aux alentours de fin août ou début septembre.

3. Package salarial et autres avantages

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier : • De formations internes et externes,

• D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos),

• De congés (extra)légaux (1),

• D’une assurance :

o accident vie privée,

o groupe en fonction de votre statut (1),

• D’autres avantages à tarif préférentiel (1).

Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information sur https://www.unamur.be/universite/jobs/package-salarial. Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes.

Le barème de 1er agent spécialisé (Bachelier) est le 036.

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté,

• Dans le secteur privé et en tant qu’indépendant est valorisable à concurrence d’un maximum de 10 années (si cette expérience est reconnue comme étant probante) sur base d’attestations d’occupation.

4. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité.

L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

5. Modalités de sélection

• Examen des CV,

• Entretien par la Commission de recrutement et sélection.

6. Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à Monsieur Philippe LIZIN, Directeur du Service des Ressources humaines, par e-mail à candidature@unamur.be pour le 12 août 2024 au plus tard.