Assistant.e administratif.ve en soutien aux organes de gouvernance (H/F/X) à temps plein

Missions

L’Université de Namur recherche un.e Assistant.e administratif.ve en soutien aux organes de gouvernance (H/F/X). Au sein du pôle administratif des Services du Rectorat, vous aurez pour mission d’apporter un soutien au secrétariat général (chancellerie) des organes centraux institutionnels (Conseil d’administration, Conseil rectoral et Conseil académique), afin de contribuer à l’efficacité du processus décisionnel et à la garantie d'une bonne gouvernance.

Dans cette fonction, et en collaboration avec la responsable de la chancellerie, vous serez principalement amené.e à :

1. Soutenir la gestion et la gouvernance des différents organes institutionnels (Conseil d’administration, Conseil rectoral et Conseil académique) :

• Gestion et suivi des échéanciers de chacun des organes ;

• Préparation des réunions, dont l’élaboration des projets d’ordres du jour des organes et la compilation des différentes pièces annexes ainsi que la gestion des convocations ;

• Participation aux séances du Conseil d’administration et aide à la rédaction de points de procès-verbaux en collaboration avec la responsable de la chancellerie ;

• Relecture technique et envoi des procès-verbaux des réunions d’organes ;

• Suivi et mise en œuvre des décisions du Conseil d’administration, du Conseil rectoral et du Conseil académique (tableaux de suivi, courriers de suivi, préparation de la communication interne,…) ;

• Soutien à la mise en place d’une gestion électronique documentaire (GED) des documents liés à la gouvernance institutionnelle.

2. Soutenir l’équipe rectorale (Rectrice et Vice-Recteurs) dans la préparation et la constitution des dossiers soumis aux organes institutionnels centraux (Conseil d’administration, Conseil rectoral et Conseil académique) :

• Assurer la source authentique de l’information relative à la gouvernance institutionnelle, au sein de l’Institution (réalisation, à la demande, de recherches documentaires et constitution de rétroactes des dossiers soumis aux organes institutionnels) ;

• Vérification la complétude des dossiers et des différents documents administratifs le constituant (notes de couverture,…) ;

• Vérification de la légistique des dossiers, de façon à s’assurer des meilleures modalités d’élaboration de ceux-ci et de la cohérence rédactionnelle (terminologie propre aux organes et aux types de décision) ;

• Elaboration et mise à jour de projets de note de couverture, dont la préparation de projets de notes de couverture à destination de la responsable de la chancellerie et la Rectrice ;

• Maîtrise et mise à jour de la documentation nécessaire à l’exercice de la mission de la chancellerie (documents fondateurs UNamur, liste des délégations, ROI, statuts du personnel, procédure,…).

3. Assurer le secrétariat administratif et la logistique liée aux séances des organes institutionnels (Conseil d’administration, Conseil rectoral et Conseil académique).

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier/graduat).

Un diplôme de bachelier/graduat obtenu dans l’un des domaines suivants constitue un atout :

• Sciences administratives et gestion publique,

• Droit,

• Assistant de direction.

Expérience

Une expérience professionnelle dans une fonction administrative en support aux organes de gouvernance d’une institution constitue un atout.

Connaissances et compétences requises

Vous disposez des compétences suivantes (métiers et comportementales) :

• Bonnes compétences rédactionnelles et de synthèse de l’information ;

• Rigueur et formalisme ;

• Capacité d’appropriation et d’application de textes législatifs, règlementaires et administratifs (ex : documents fondateurs UNamur, liste des délégations, règlement d’ordre intérieur, statuts du personnel, procédures,…) ;

• Aisance relationnelle, sens de la collaboration et du service et capacité à faire preuve de tact et de diplomatie ;

• Capacité d’organisation et capacité à identifier les urgences et les priorités ;

• Capacité d’adaptation au changement ;

• Capacité à faire preuve de discrétion et de confidentialité ;

• Aisance avec l’outil informatique de manière générale, et en particulier bonne connaissance de la suite Office.

Atouts :

• Connaissance du monde de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles.

La motivation pour la fonction est considérée comme particulièrement importante.

La motivation, les connaissances, compétences et atouts apparaissant en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines – developpement.rh@unamur.be

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Laurence Lecocq, Responsable de la chancellerie – laurence.lecocq@unamur.be – 081/72.57.26.

Date d’entrée en fonction : dès que possible

Remarques

1. L’Université de Namur

L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiant.e.s de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :

• 7 Facultés,

• 1 Département interfacultaire,

• 11 Instituts de Recherche,

• 9 Plateformes Technologiques,

• Services supports,

• 1 département interfacultaire.

Pour plus d’informations, consulter https://www.unamur.be/universite/jobs

2. Package salarial et autres avantages

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De télétravail structurel et occasionnel (1),

• De formations internes et externes,

• D’un remboursement intégral de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos),

• De congés (extra)légaux (1) et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an,

• D’une assurance :

• Accident vie privée,
• Hospitalisation à tarif préférentiel (à charge du/de la collaborateur.trice),
• Groupe en fonction de votre statut (1),

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire et d’autres avantages à tarif préférentiel (1).

1. Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information sur https://www.unamur.be/universite/jobs/package-salarial

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site internet (barème : 036) : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté,

• Dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est reconnue comme étant probante) sur base d’attestations d’occupation,

• En tant qu’indépendant n’est pas valorisable.

3. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tou.te.s. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité.

L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du/de la chercheur.euse et du Code de recrutement du/de la chercheur.euse de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

Modalités de sélection

• Examen des CV,

• Entretien par le Service des Ressources Humaines,

• Épreuve de savoir-faire spécifique à la fonction,

• Entretien par la Commission de sélection.

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par e-mail à candidature@unamur.be pour le 03 décembre 2023 au plus tard.