Un.e gestionnaire administratif.ve (H/F) à 50% (CDD de 4 ans) dans le cadre de l’alliance européenne UNIVERSEH

Missions

Le Service des Relations Internationales (SRI) soutient et accompagne les autorités dans la mise en œuvre de la stratégie institutionnelle d’internationalisation ainsi que les facultés et les instituts de l’UNamur dans l’internationalisation de leurs activités. Il est structuré en trois pôles : « mobilité », « diplomatie académique » et « coopération internationale et au développement ».

Un axe important du déploiement international de l’Université de Namur est son implication dans l’Alliance européenne UNIVERSEH (www.universeh.eu).

La coordination opérationnelle des activités menées par l’UNamur au sein d’UNIVERSEH est assurée par le Service des Relations Internationales via le Pôle « coopération internationale et au développement ». Sous la responsabilité politique du Vice-recteur aux relations internationales et sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du SRI, vous aurez pour mission :

• Le support dans la gestion administrative, logistique et financière de tous les dossiers et activités en lien avec la participation de l’UNamur à l’Alliance UNIVERSEH notamment :

o La planification et la gestion des missions à l’étranger des membres de l’UNamur (réservations d’hôtels, de transports, préparation des documents de travail avant les missions…) ;

o La planification et la gestion des missions à l’UNamur de membres des autres universités de l’Alliance (réservations d’hôtels, de transports, de salle de réunion, préparation des documents de travail avant les missions…) ;

o L’encodage des dépenses dans les outils de gestion financière, le suivi des factures, la préparation des ordres de paiement et ce, dans le respect des règles financières et budgétaires de l’union européenne ;

o Les remboursements des frais de mission des membres de l’UNamur ;

o L’encodage des mobilités dans les outils de gestion et le suivi des contrats de bourse ;

o La collecte des rapports de séjour et de mission ;

o L’encodage et l’archivage de documents ;

• Le support dans l’organisation de réunions de travail et autres événements organisés à l’UNamur dans le cadre de l’Alliance ;

• Le support dans la rédaction de comptes-rendus et l’élaboration de statistiques concernant les activités et projets dans le cadre de l’Alliance ;

• Le support dans la préparation de documents de travail et mise à jour de documents d’information ;

• Le support administratif dans le cadre d’autres activités organisées par le pôle mobilité directement ou indirectement liées à l’Alliance (écolé d’été, séminaires, blended intensive programmes) et plus généralement organisées par le SRI (organisation d’événements, activités de dissémination, etc.) ;

• Le support dans le cadre de nouvelles activités qui seront développées par le SRI.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un bachelier en assistant de direction, en relations publiques ou jugé équivalent par la commission de recrutement et sélection.

Expérience

Une expérience antérieure dans des fonctions de gestion de projets, si possible européen, impliquant du traitement d’informations et de données, la gestion financière et/ou des activités de reporting, est souhaitée.

Connaissances et compétences requises

Vous disposez de très bonnes connaissances des outils informatiques de bureautique (ex. : Excel, Word et Powerpoint) Vous disposez des compétences suivantes (métiers et comportementales) :

• Excellentes capacités d’expression orale et écrite en français et très bonnes capacités d’expression orale et écrite en anglais ;

• Bonne capacité d’analyse et de synthèse ;

• Sens du service ;

• Rigueur et organisation ;

• Sens de l’autonomie et de l’initiative ;

• Capacité à travailler en réseau et en équipe ;

• Capacité à communiquer et interagir avec des personnes d’horizons culturels différents ;

• Capacité à travailler sous pression ;

• Ouverture au changement et à l’innovation.

Atouts :

• La connaissance d’autres langues étrangères

• La connaissance du milieu universitaire et de la recherche.

Les compétences en gras feront l’objet d’une évaluation lors de la procédure de recrutement et sélection.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : Lila AGH (developpement.rh@unamur.be).

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : Mme Isabella FONTANA, Directrice du SRI (direction.sri@unamur.be).

Contrat : à durée déterminée de 4 ans

Date d’entrée en fonction : début novembre 2023

Remarques

1. L’Université de Namur

Fondée en 1831, l’Université de Namur (UNamur) a pour mission l'enseignement, la recherche et le service à la communauté. Elle propose un enseignement de qualité qui accorde toute son importance à la réflexion sur le sens de l’Homme et sur les valeurs constitutives de la société dans laquelle il vit. Cet enseignement se nourrit d’une recherche de pointe, ancrée dans les réalités d’aujourd’hui, qui allie excellence et préoccupation du long terme. Elle attache une attention particulière à l’interdisciplinarité et prend en considération les enjeux humains et sociaux de la science et des techniques. L'enseignement et la recherche ont pour objectif respectif la diffusion de savoirs tenus pour valides et la construction de nouveaux savoirs. L’Université de Namur accueille chaque année plus de 7200 étudiants de près de 70 nationalités différentes. L’UNamur se compose de :

• 7 Facultés,

• 1 département interfacultaire,

• 11 Instituts de Recherche,

• 9 Plateformes Technologiques.

2. Cadre de travail

L’Université de Namur offre un cadre de travail accueillant, soucieux de votre bien-être ainsi que de son empreinte environnementale.

Travailler à l’UNamur, c’est bénéficier :

• De congés extralégaux (1) et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel an,

• D’une prime de fin d’année (1),

• De télétravail structurel et occasionnel (1),

• D’une assurance accident de la vie privée et d’une assurance hospitalisation à tarif préférentiel pour tous les membres du personnel, d’une assurance groupe pour une partie des membres du personnel (1),

• D’un remboursement à 100% de votre abonnement de transport en commun, d’une indemnité vélo, d’un parking gratuit (voitures/vélos) et d’une plateforme de co-voiturage,

• D’une crèche, d’un service d’accueil extra-scolaire, de repas à tarif préférentiel, de cours de sport à tarif préférentiel et de réductions dans des magasins partenaires.

1. Selon les règles en vigueur à l’UNamur. Plus d’information : developement.rh@unamur.be.

3. Politique de recrutement

Notre politique de gestion des Ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est, par ailleurs, signataire de la charte de diversité.

L’UNamur s’est également engagée à adhérer aux 40 principes de la Charte européenne du chercheur et du Code de recrutement du chercheur de l’Union européenne dans sa gestion des Ressources humaines (politique OTM-R).

4. Package salarial

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur (1er agent spécialisé : barème 036) sont consultables sur notre site internet : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

Votre expérience acquise :

• Dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté,

• Dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est reconnue comme probante) sur base d’attestations d’occupation,

• En tant qu’indépendant n’est pas valorisable.

Modalités de sélection

• Examen des CV,

• Epreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction,

• Entretien par le Service des Ressources Humaines,

• Entretien par la Commission de sélection.

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation (rédigée nécessairement en anglais), doit être adressée à M. Philippe Lizin, Directeur du Service des Ressources humaines, par mail à candidature@unamur.be pour le 1er octobre 2023.