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Poste

Un.e gestionnaire administratif.ve à temps plein (contrat CDI)

Faculté : Services généraux
Département : Administration de l'Enseignement (ADEN) – Service des Inscriptions
Grade : agent spécialisé filière administrative
Contrat : durée indéterminée
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)
Référence : 6703-11 (50006251)

Missions

Au sein du Service des Inscriptions de l’Administration de l’enseignement (ADEN), votre mission consistera principalement à prendre en charge l’accueil étudiant et le support à la gestion administrative des dossiers d’inscription.

Concrètement, vos tâches seront les suivantes :

Prendre en charge l’accueil étudiant :

  • Assurer la permanence physique ;
  • Prendre en charge les appels téléphoniques du service ;
  • Gérer les différentes boîtes mails du service.

Assurer la gestion des dossiers d’inscription et d’admission :

  • Vérifier l’authenticité des documents ;
  • Envoyer les notifications de refus d'inscriptions ;
  • Mettre à jour les diverses informations via un accès aux plateformes/bases de données enseignement. Vérifier des listes et des encodages divers ;
  • Assurer un support aux rappels pour dossiers incomplets ;
  • Participer à l’édition des diplômes.

Créer de nouveaux outils/méthodologies de support à la gestion des pics d’activité (constitution mails type, mailing, procédures, …).

Participer au développement de l’outil informatique de gestion des inscriptions (documentation, tests, formation, etc.).

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement supérieur de type court (bachelier/graduat) en secrétariat de direction ou en communication ou dans tout autre domaine en lien avec le poste.

Expérience

• Une expérience probante dans une fonction d’accueil ou au sein d’un call center constitue un atout ;

• Une connaissance du paysage universitaire de la Fédération Wallonie-Bruxelles ou une expérience probante dans ce domaine constitue également un atout.

Compétences requises

• Excellente organisation du travail, dont la capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps et/ou à définir des priorités ;

• Autonomie et esprit d’initiative ;

• Bonne résistance au stress et aptitude à faire face à des périodes d’activités intenses ;

• Sens de la collaboration et de l’accueil, en faisant preuve d’orientation « client » ;

• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;

• Très bonne aisance globale avec l’outil informatique.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement et sélection : le Pôle Développement des Ressources humaines (developpement.rh@unamur.be).

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte :

• Mme D. MARIOLI (delphine.marioli@unamur.be)

• Mme C. ARTOISENET (caroline.artoisenet@unamur.be)

Date d'entrée en fonction : début février au plus tôt.

Remarques

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur (grade de premier agent spécialisé : barème 036) sont consultables sur notre site : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes

L’expérience acquise :

• dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté ;

• dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est probante), sur base d’attestations d’occupation ;

• en tant qu’indépendant.e n’est pas valorisable.

Modalités de sélection

• Examen des CV,

• Entretien par le Service des Ressources Humaines,

• Épreuve de savoir et de savoir-faire spécifique à la fonction,

• Entretien par la Commission de sélection.

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à Monsieur Philippe LIZIN, Directeur du Service des Ressources humaines, par mail à candidature@unamur.be pour le 30/01/2023 au plus tard.

Notre politique de gestion des ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est par ailleurs signataire de la charte de diversité.