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Poste

Assistant.e administratif.ve (H/F) à temps plein pour le Service de Prévention

Faculté : Services généraux
Département : Service de Prévention (SerP) (incluant le Service Interne de Prévention et de Protection au Travail)
Grade : 1er agent spécialisé
Contrat : durée indéterminée
Catégorie : personnel administratif, technique et de gestion
Poste : Allocation (au cadre)
Référence : 6170-16

Missions

Au sein du Service de Prévention, vous aurez pour missions :

• La coordination (mise en ordre et en conformité) des projets et actions du Service de Prévention en développement au sein de l’Université en vue de leur acceptabilité par les responsables : installer le SerP dans un cadre fonctionnel et rigoureux en vue de l’insérer dans le fonctionnement de l’université en créant et en utilisant des outils de gestion pratique et en appliquant ceux existant déjà au sein de l’université. La fonction consiste entre-autre à préparer des dossiers internes (CPPT, groupes et commissions diverses, …) ou externes (Ville de Namur, Service Incendie, …). La mission est complétée par la création et la tenue à jour des dossiers règlementaires imposés par la loi (assurer une veille, détecter, documenter, informer).

• La coordination des affaires courantes du SerP :

  • gestion de l’administration (gestion de l’agenda du directeur de service, organisation des déplacements, organisation, préparation et suivi de réunions, rédaction et mise en page de documents divers, gestion du courrier entrant et sortant, etc) ;
  • gestion financière et comptabilité de base (vérification des factures et transmission des informations manquantes et retards de paiement à la comptabilité, création et suivi des bons de commande, vérification de la situation fiscale des fournisseurs avant paiement) ;
  • gestion du personnel, etc. ;

• Être le point de contact permanent du SerP et assurer l’accueil et l’accompagnement au sein du service (assurer la permanence physique et téléphonique de l’accueil ; conseiller et renseigner les visiteurs internes ou externes) ;

• L’organisation d’évènements et de la logistique du service (coordination de l’organisation d’évènements en fonction du budget, gestion des stocks, commandes de matériel divers). Cette liste n’est pas exhaustive mais donne une représentation de la fonction à pourvoir.

Profil

Diplôme

Vous êtes titulaire d’un diplôme de Bachelier, de préférence en secrétariat de direction.

Expérience

Une expérience en secrétariat de direction sera considérée comme un atout.

Compétences et connaissances requises

Vous disposez des compétences suivantes (techniques et comportementales) :

Critères déterminants :

Autonomie ;

Proactivité ;

Organisation (en ce compris une bonne gestion du temps et une capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps) ;

• Connaissance et maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ;

Compétences pointues dans la communication orale et écrite (textes, flyer, brochures, présentations orales, etc.) ;

Aisance et aptitude relationnelle (ouverture vers l’extérieur, sens de la collaboration et du travail en équipe, empathie) ;

• Esprit d’équipe.

Atouts :

• Connaissance de base en anglais ;

• Expérience en secrétariat de direction ;

• Connaissances ou intérêt pour les domaines scientifiques ;

Les compétences en gras feront l’objet d’une évaluation dans le cadre de la procédure de recrutement.

Renseignements complémentaires

Concernant la procédure de recrutement : Sven Hulsen : candidature@unamur.be

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte :

Jean-François Pirlot - direction.serp@unamur.be

Date d’entrée en fonction : 01 septembre 2022

Remarques

Les barèmes appliqués à l’Université de Namur sont consultables sur notre site : https://www.unamur.be/universite/jobs/baremes.

Le barème de référence pour la fonction est le 036.

L’expérience acquise :

• dans le secteur public ou au sein d’une université belge est valorisable dans son entièreté ;

• dans le secteur privé est valorisable à concurrence d’un maximum de 8 années (si cette expérience est probante), sur base des attestations d’occupation ;

• en tant qu’indépendant.e n’est pas valorisable.

Modalités de sélection

• Examen des CV

• Entretien par le Service des Ressources Humaines durant la seconde quinzaine d’août

• Entretien par la Commission de sélection (date communiquée ultérieurement)

Modalités pour postuler

La candidature, composée d’un curriculum vitae détaillé et d’une lettre de motivation, doit être adressée à la Direction du Service des Ressources humaines par e-mail à candidature@unamur.be pour le 22 août 2022 au plus tard.

Notre politique de gestion des ressources humaines s’inscrit dans le respect de l’égalité des droits et de traitement de tous. Cette diversité s’articule, en outre, autour de différents axes : le genre, le handicap, l’origine, les convictions, l’âge, l’orientation sexuelle, etc. L’Université de Namur est par ailleurs signataire de la charte de diversité.