Un.e secrétaire mi-temps pour l’ASBL CAPMG (master de spécialisation en médecine générale)

Missions

En collaboration les administrateurs de l’ASBL CAPMG et les responsables du master de spécialisation en médecine générale en co-diplomation UCLouvain - UNamur, le/la secrétaire aura des missions de :

• Gestion des Ressources humaines

o Valider les différentes conventions entre maîtres de stage, assistants et CCFFMG,

o Vérifier et valider les timesheet des assistants, vérifier les congés et réaliser un pré-tri des profils déviants afin d’alerter les responsables de l’ASBL,

o Transmettre les timesheet au secrétariat social,

o Préparer les dossiers « MG nominations » des maîtres de stage et en assurer le suivi,

o Être en relation avec le CESI,

o Gérer les dossiers accident du travail (Maxel) et en assurer le suivi,

o Gestion des congés de maladies, de grossesse ou de circonstance des assistants.

• Relations publiques

o Gérer la communication du Master de médecine générale en lien avec les responsables et les administrateurs de CAPMG,

o Être le point de contact pour les responsables du CCFFMG, son coordinateur général et les autres facultés de médecine,

o Être le point de contact pour les étudiants du master, les enseignants, collaborateurs didactiques et autres intervenants extérieurs à la Faculté,

o Faire le lien entre CAPMG et ses responsables et la faculté de médecine de l’UNamur ainsi que de l’UCLouvain,

o Être le point de contact pour les maîtres de stages généralistes et hospitaliers,

o Gestion de la communication autour des sujets de recherches et de l’actualité de CAPMG, en relation avec le service communication de l’UNamur et de l’UCLouvain et la Faculté de médecine.

• Comptabilité

o Gérer la comptabilité via le logiciel BOB (vérifier les payements et gérer les rappels),

o Gestion des inscriptions aux différentes formations de maîtres de stage et production des justificatifs,

o Produire les notes d’honoraires des maîtres de stage (en lien avec les stages),

o Gestion administrative des dépenses quotidiennes de l’ASBL,

o Communication avec la responsable à la délégation journalière.

• Soutien à l’activité pédagogique

o Gérer le quotidien de l’activité pédagogique du master c.-à-d. accueillir les étudiants lors de leur retour sur site, préparer et réserver les salles de cours, participer aux réunions de coordination de l’équipe, préparer les formations dispensées aux maîtres de stages, encodages sur webcampus des éléments nécessaires à la formation et aux évaluations, recueil et centralisation des notes obtenues aux évaluations,

o Gestion de la diffusion et des inscriptions des formations des maîtres de stage,

o Gestion des accréditations des formations des maîtres de stage.

La personne retenue pour le poste travaillera sur le site de l’UNamur.

Profil

Celles et ceux qui postuleront seront détenteurs d’un master dans un des domaines suivants : ressources humaines, comptabilité, gestion ou formations similaires.

Une expérience dans un de ces domaines est un atout.

Compétences

Les compétences et les qualités requises sont les suivantes :

o Savoir faire preuve d’implication, d’autonomie dans son travail,

o Savoir faire preuve de rigueur et d’organisation dans son travail,

o Avoir des compétences relationnelles : esprit d’équipe, capacité d’adaptation, sens de l’initiative, curiosité, capacité à résoudre des problèmes,

o Savoir faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité,

o Être apte à mener des projets et des équipes,

o Être apte à communiquer dans un environnement scientifique ainsi qu’à des publics variés,

o Maîtriser les techniques de présentation orale et écrite,

o Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, etc),

o Connaître le logiciel de compatibilité « BOB » est un atout.

Renseignements complémentaires

Pour toute autre question, concernant le contenu de la fonction ou son contexte : raf-medecine@unamur.be Le salaire sera en adéquation avec l’expérience et les compétences de la personne.

Date d'entrée en fonction : Dès que possible

Contrat : CDD de 1 an

Remarques

Votre candidature, composée d'un CV et d'une lettre de motivation (sous format PDF), doit être envoyée à l’adresse mail suivante raf-medecine@unamur.be avant le 19/05/2024.