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Poste

Gradué(e) – Secrétaire de direction (H/F) pour un contrat de remplacement

Missions

En tant que Gradué(e)- Secrétaire de direction, vous assistez un membre de la Direction de l’ARES et lui/leur apporter un soutien logistique et administratif pour l’organisation et le suivi de ses/leurs activités. Vous lui/leur apportez un support et une aide permanente en termes d’organisation, d’information, de planification, de classement et de suivi de certains dossiers.

Vous accueillez et informez les visiteurs/interlocuteurs du membre de la Direction dans le respect des procédures en vigueur et des principes d’organisation de l’ARES.

Vous veillez au bon déroulement des réunions et à leur suivi.

Tâche 1 : Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique

  • prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
  • assurer un soutien pour rédiger et assurer l’envoi de courriers ;
  • réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
  • organiser la récolte, le classement et l’archivage des dossiers, procédures et informations réglementaires ou organisationnelles.

Tâche 2 : Gérer l’agenda de votre/vos supérieur(s) hiérarchique(s)

  • fixer les réunions et autres rendez-vous en fonction des missions prioritaires et des emplois du temps ;
  • organiser les déplacements et séjours éventuels.

Tâche 3 : Prendre en charge l’organisation et le suivi des réunions

  • inviter les personnes concernées ;
  • réserver la salle de réunion et en coordonner la logistique ;
  • rassembler, analyser et synthétiser l’information nécessaire au bon déroulement de la réunion ;
  • préparer les dossiers des membres de l’ARES participant à la réunion sur demande de votre/vos supérieur(s) hiérarchique(s) ;
  • assurer un soutien pour préparer les présentations et autres supports éventuels ;
  • rédiger et transmettre les ordres du jour ;
  • le cas échéant, participer aux réunions et assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.

Tâche 4 : Assurer un rôle de contact

  • accueillir et orienter les visiteurs ;
  • renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le collaborateur compétent ;
  • recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les emails ;
  • prendre connaissance des documents et informations propres à l’ARES afin de pouvoir répondre aux questions des contacts externes.
  • rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

Le (la) Gradué(e) – Secrétaire de direction fera preuve de proactivité et proposera régulièrement des éléments et des projets enclins à participer à la réalisation de ses tâches.

Position dans l'organigramme :

  • Supérieur hiérarchique : un membre de la Direction.
  • Cette fonction n’est pas amenée à gérer une équipe.

Profil

Conditions d'accès :

  • Cet emploi est accessible aux ressortissants de l’espace économique européen.
  • Être en possession du/des diplôme(s) requis ou de leur équivalence reconnue par le service de l’équivalence des diplômes de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
  • Disposer de l’expérience professionnelle requise.
  • Être de bonne vie et mœurs.

Compétences spécifiques :

  • Contexte institutionnel :

    • Connaissance de la structure et du schéma institutionnel de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles.

  • Communication et linguistique :

    • Excellente communication écrite et orale.
    • Capacités à s’exprimer, présenter et rédiger de manière claire, concise et convaincante.
    • Maîtrise de la relecture et de la correction d’épreuves.
    • Très bonne aptitude relationnelle.
    • La connaissance active de langues étrangères (principalement l’anglais) ou d’autres langues nationales (principalement le néerlandais) constitue un atout.

  • Aspects techniques

    • Connaissance des méthodes de classement.
    • Être de bonne présentation.

  • Informatique :

    • Excellente maîtrise des outils bureautiques courants, en particulier traitement de texte (MS Word), tableur (MS Excel), présentation (MS PowerPoint) et gestion en ligne du courrier électronique (Google Mail).
    • Téléphonie.

Compétences génériques :

  • Gestion de l’information :

    • Analyser l’information : vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information.

  • Gestion des tâches :

    • Résoudre des problèmes : vous traitez et résolvez des problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en œuvre des solutions.

  • Gestion des relations :

    • Ecouter activement : vous explorez, écoutez et comprenez le message des autres et vous vous mettez à leur place.
    • Agir de manière orientée service : vous accompagnez les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et entretenez de contacts constructifs.

  • Gestion de son fonctionnement personnel :

    • Faire preuve de respect : vous montrez du respect envers les autres, leurs idées et leurs opinions. Vous acceptez les procédures et les instructions.
    • S’adapter : Vous adoptez une attitude souple face aux changements et vous adaptez aux circonstances changeantes et à des situations variées.
    • Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité
    • Gérer le stress : vous réagissez aux stress en vous focalisant sur le résultat, en contrôlant vos émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique. Vous prenez rapidement de bonnes décisions en situation de crise et maintenez une attitude positive vis-à-vis de vos tâches même quand la pression est élevée.

  • Valeurs personnelles : discrétion, autonomie et confiance en soi, respect de la diversité.

Diplôme requis :

Diplôme de graduat ou de bachelier (ou équivalent) (ceci constitue une condition de recevabilité).

Un diplôme ou une formation complémentaire probante en matière de secrétariat constitue un atout.

Expériences professionnelles :

  • Une expérience professionnelle d’une année en rapport direct avec la fonction est requise (ceci constitue une condition de recevabilité).
  • Une expérience professionnelle en matière académique en Fédération Wallonie-Bruxelles, en Belgique ou à l’étranger constitue un atout.
  • Une expérience en service public constitue un atout.

Renseignements complémentaires

Olivier SOUMERYN-SCHMIT : Directeur Affaires générales, Budget et Comptabilité (olivier.soumeryn@ares-ac.be).

Francis EKABA : Correspondant en personnel (francis.ekaba@ares-ac.be).

Remarques

Conditions d'engagement et de travail :

  • Contexte de la fonction :

    • Entité administrative : Académie de Recherche et d’Enseignement supérieur (ARES).
    • Lieu de travail : Académie de Recherche et d’Enseignement supérieur (ARES), Rue Royale 180 à 1000 Bruxelles.

  • Conditions de travail :

    • Niveau : 2+.
    • Catégorie : Gradué(e).
    • Type d’emploi : Contrat de remplacement d’une durée approximative de 6 mois.
    • Date d’entrée en fonction souhaitée : le plus rapidement possible.
    • Régime de travail : temps plein (horaire théorique type : 38h/semaine à raison de 7h36/jour prestées dans les conditions de l'horaire variable avec minimum 27 jours de congé annuel de vacances (en plus d’une semaine de congé d’office en fin d’année civile entre Noël et Nouvel-An).
    • Barème : 250/1 (traitement annuel brut indexé au 01/01/2013 de minimum 25 327,54 € et de maximum 38 435,69 €, + pécule de vacance, prime de fin d’année et avantages).

  • Avantages :

    • gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile - lieu de travail ;
    • quota kilométrique remboursé pour les éventuels déplacements à effectuer dans le cadre de missions ;
    • titres-repas d'une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
    • assurance hospitalisation et autres avantages extralégaux ;
    • horaire de travail variable (arrivée entre 7h30-9h30 et départ entre 16h00-19h00) ;
    • proximité de plusieurs gares ferroviaires (Bruxelles-Congrès, Gare centrale et Gare du Nord), de plusieurs stations de métro (arrêts Botanique et Parc) ainsi que de différents arrêts de tram et de bus ;
    • restaurant et cafétéria à prix avantageux au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
    • accès au Service social de la Fédération Wallonie-Bruxelles (activités culturelles, cadeaux de circonstance, aide individuelle,…) selon les conditions en vigueur ;
    • Possibilité de mise à disposition d’un ordinateur portable.

Comment postuler ?

  • Vous pouvez poser votre candidature jusqu'au 22 mars 2017 inclus.

  • Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra nécessairement comporter :

    • Un curriculum vitae actualisé.
    • Une lettre de motivation.
    • Une copie du diplôme.
    • Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d ‘équivalence du diplôme de la Communauté française (pour l’obtenir : 02/690.89.00 Service des équivalences).

Sur la base des lettres de motivation et des curriculum vitae, une sélection sur dossier sera opérée et un entretien programmé avec les candidat(e)s retenu(e)s.

Les dossiers de candidature seront adressés :

  • Par courrier, à l'adresse suivante :

ARES

Monsieur Julien NICAISE, Administrateur

À l’attention de M. Olivier SOUMERYN-SCHMIT

Rue Royale, 180 1000 Bruxelles